Information zum Datenschutz

 

Diese Datenschutzinformation informiert über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (nachfolgend kurz „Daten“) im Rahmen des Besuchs und Nutzung dieser Webseite, bei Anbahnung und Abschluss eines Vertrags mit uns, bei Bezug unserer Services und im Rahmen von Marketingmaßnahmen durch die Prime Home Immobilienmanagement GmbH (im Folgenden „PHIM“, „wir“ oder „uns“) und die mit ihr verbundenen Unternehmen
Die Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) sieht vor, dass wir Sie zum Zeitpunkt der Erhebung der Daten über Art und Umfang der Verarbeitung und zu Ihren Rechten informieren müssen. Diese Informationen stellen wir Ihnen gem. Art.13, 14 DS-GVO im Folgenden zur Verfügung. Sie können dies jederzeit auch auf unserer Internetseite unter: www.ph-im.de abrufen. Bitte richten Sie Ihre Fragen rund um den Datenschutz an E-mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!.

 

1. Datenschutzrechtlich Verantwortlicher

Datenschutzrechtlich Verantwortlicher ist:

Prime Home Immobilienmanagement GmbH
Gahlensche Str. 172, 44809 Bochum
E-mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

 

2. Verwendete Begrifflichkeiten

„Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen, als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung (z.B. Cookie) oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, der Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.

„Verarbeitung“ ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten. Der Begriff reicht weit und umfasst praktisch jeden Umgang mit Daten.

„Pseudonymisierung“ die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, dass die personenbezogenen Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen, die gewährleisten, dass die personenbezogenen Daten nicht einer identifizierten oder identifizierbaren natürlichen Person zugewiesen werden.

„Profiling“ jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, dass diese personenbezogenen Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte, die sich auf eine natürliche Person beziehen, zu bewerten, insbesondere um Aspekte bezüglich Arbeitsleistung, wirtschaftliche Lage, Gesundheit, persönliche Vorlieben, Interessen, Zuverlässigkeit, Verhalten, Aufenthaltsort oder Ortswechsel dieser natürlichen Person zu analysieren oder vorherzusagen.

Als „Verantwortlicher“ wird die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet, bezeichnet.

„Auftragsverarbeiter“ eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.

„Cookies“ sind kleine Textdateien, die den Browserverlauf und das Userverhalten auf einer Webseite speichern. Cookies erstellen ein anonymes Besucherprofil, das Informationen zum Userverhalten – u.a. zu Browser und IP-Adresse – sammelt.

 

3. Rechtsgrundlage und Zweck der Erhebung und Verarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten wir gem. Art.6 Abs.1 (b,f) DS-GVO zweckbestimmt, weil dies für PHIM erforderlich ist. Unsere Satzung haben Sie mit Ihrem Beitritt anerkannt. Zweckbestimmt ist dabei alles, was zur Erfüllung des Immobilienmanagements und der damit verbundenen Aufgaben erforderlich ist. Dazu gehört insbesondere:

  • Zurverfügungstellung des Mietangebotes, seiner Funktionen und Inhalte
  • Beantwortung von Kontaktanfragen und Kommunikation mit Nutzern
  • Sicherheitsmaßnahmen
  • Reichweitenmessung/Marketing
  • Verarbeitung zu Analysezwecken
  • Registrierung im Online-Kundenportal / Bearbeitung Ihres Profils im Online-Kundenportal
  • Vereinbarung von Besichtigungsterminen
  • Mietmanagement
  • Untervermietung
  • Bewerbungsverfahren

Die Rechtsgrundlage für Bewerbungsverfahren ist § 26 BDSG (2017) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b) (Anbahnung des Beschäftigungsvertrages) und Art. 88 DS-GVO. Freiwillige Angaben ihm Rahmen Ihrer Bewerbung verarbeiten wir auf Grundlage von § 26 BDSG (2017) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a) (Einwilligung) und Art. 88 DS-GVO. Sofern Sie auch an Informationen über andere Stellen interessiert sind, ist Rechtsgrundlage § 26 BDSG (2017) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a) (Einwilligung) und Art. 88 DS-GVO.

 

4. Kategorien betroffener Personen

Nachfolgend haben wir die wichtigsten Informationen zu den typischen Datenverarbeitungen getrennt nach Betroffenengruppen für Sie zusammengestellt. Für bestimmte Datenverarbeitungen, die nur spezifische Gruppen betreffen, werden die Informationspflichten gesondert erfüllt.

  • Mieterinnen und Mieter
  • Mietinteressentinnen und Mietinteressenten
  • Besucherinnen und Besucher/Nutzer der Webseite
  • Bewerberinnen und Bewerber für ein Beschäftigungsverhältnis
  • Verarbeitung von Mitarbeiterdaten
  • Dienstleister, Geschäftspartner und deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
  • Kaufinteressenten und Käufer von Immobilien bzw. deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
  • Verkaufsinteressenten und Verkäufer von Immobilien bzw. deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
  • Investorinnen und Investoren bzw. deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

 

5. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Zu den unter 2. aufgeführten erforderlichen Zwecken erheben und verarbeiten wir folgende personenbezogenen Daten:

 bei Mieterinnen und Mieter:

  • Anrede, Vorname, Nachname, Anschrift
  • E-Mail-Adresse, Telefonnummer
  • Anzahl der im Haushalt lebenden Personen
  • Einkommensverhältnisse und Beruf
  • Eröffnete und noch nicht abgeschlossene Verbraucherinsolvenzverfahren
  • Kontodaten
  • Höhe der Miete und Betriebskosten
  • Verbrauchsdaten und Betriebskosten gem. BetrKV und HeizKV
  • Daten über den Eingang der Mieten und Betriebskosten
  • Korrespondenz während des Mietverhältnisses
  • Inhaltsdaten (z.B.Texteingaben, Fotografien, Videos)

  bei Mietinteressentinnen und Mietinteressenten: 

  • Anrede, Vorname, Nachname, Anschrift
  • E-Mail-Adresse, Telefonnummer
  • Anzahl der weiteren im Haushalt lebenden Personen
  • Einkommensverhältnisse und Beruf
  • Eröffnete und noch nicht abgeschlossene Verbraucherinsolvenzverfahren
  • Kontodaten
  • Daten über den derzeitigen Arbeitgeber
  • Korrespondenz während des möglichen Mietverhältnisses
  • Eröffnete und noch nicht abgeschlossene Verbraucherinsolvenzverfahren, Mietrückstände, Vorstrafen/ Haftbefehl
  • Inhaltsdaten (z.B.Texteingaben, Fotografien, Videos)

bei Besucherinnen und Besucher/Nutzer der Webseite 

  • Meta-/Kommunikationsdaten (z.B. Server-Protokolldaten, Geräte-Informationen, IP-Adressen, das Datum und die Uhrzeit der Anfrage).

    Unser Webserver verarbeitet bei jeder Anfrage eine Reihe von Daten, die Ihr Browser automatisch an unseren Webserver übermittelt. Dabei handelt es sich um die Ihrem Gerät aktuell zugewiesene IP-Adresse, das Datum und die Uhrzeit der Anfrage, die Zeitzone, die konkret aufgerufene Seite oder Datei, den http-Statuscode und die übertragene Datenmenge; zusätzlich die Webseite, von der Ihre Anfrage kam, den verwendeten Browser, das Betriebssystem Ihres Endgerätes und die eingestellte Sprache. Diese Daten nutzt der Webserver, um die Inhalte dieser Webseite bestmöglich auf Ihrem Gerät darzustellen. Informationen bezüglich der Nutzung von Cookies stellen wir Ihnen gesondert in unserem Cookie-Hinwies oder unter www.ph-im.de/cookie-hinweis zur Verfügung.

bei Bewerberinnen und Bewerber für ein Beschäftigungsverhältnis 

  • Anrede, Vorname, Nachname, Anschrift
  • E-Mail-Adresse, Telefonnummer
  • Erlernter Beruf / zuletzt ausgeübte Tätigkeit
  • Korrespondenz während des Bewerbungsverfahrens

 bei Verarbeitung von Mitarbeiterdaten 

  • Anrede, Vorname, Nachname, Anschrift
  • E-Mail-Adresse, Telefonnummer
  • Einkommensverhältnisse und ehemalige berufliche Tätigkeiten
  • Kontodaten
  • Lohn-, Gehalts- und Pensionsabrechnung
  • die Organisation der Betriebsabläufe 

bei Dienstleister, Geschäftspartner und deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter 

  • Anrede, Vorname, Nachname, Anschrift
  • E-Mail-Adresse, Telefonnummer
  • Korrespondenz
  • Vertragsdaten 

bei Kaufinteressenten und Käufer von Immobilien bzw. deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter 

  • Anrede, Vorname, Nachname, Anschrift
  • E-Mail-Adresse, Telefonnummer
  • Korrespondenz
  • Vertragsdaten

bei Verkaufsinteressenten und Verkäufer von Immobilien bzw. deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter 

  • Anrede, Vorname, Nachname, Anschrift
  • E-Mail-Adresse, Telefonnummer
  • Korrespondenz
  • Vertragsdaten

bei Investorinnen und Investoren bzw. deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter 

  • Anrede, Vorname, Nachname, Anschrift
  • E-Mail-Adresse, Telefonnummer
  • Korrespondenz
  • die Information und Kommunikation zu investitionsrelevanten Themen

 

6. Interne Empfänger der personenbezogenen Daten

Bei der Verarbeitung werden die Daten an die mit der Organisation betrauten Kollegen in PHIM weitergeben, soweit dies zur Zweckerfüllung erforderlich ist.

 

7. Externe Empfänger der personenbezogenen Daten

Ihrer persönlichen Daten werden nicht an andere außer den im Folgenden genannten Dritten zu den aufgeführten Zwecken weitergegeben. Soweit dies nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b,f DSGVO für die Abwicklung des Mietverhältnisses mit Ihnen erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben.

  • Zum Zwecke der Abrechnung der Betriebskosten werden die Verbrauchsdaten für Heizung/Warmwasser von der beauftragten Messdienstfirma erhoben. Diese (sowie ggf. folgende) werden an das beauftragte Abrechnungsunternehmen / Haus & Grund Verein weitergeleitet.
  • Zum Zwecke der Erfüllung von Instandsetzungs- und Instandhaltungsverpflichtungen der Mieträumlichkeiten werden Ihr Name und Ihre Kontaktdaten bei Erforderlichkeit an Handwerker/Dienstleiter oder Sachverständige bzw. den jeweiligen Gebäudeversicherer und Haftpflichtversicherer des Grundstücks weitergegeben.
  • Zum Zwecke der Erfüllung von Rechtsansprüchen wird anderen Mietern auf deren Verlangen Einsicht in sämtliche, den jeweiligen Jahresabrechnungen zugrunde liegenden Originalbelege und Verbrauchserfassungen gewährt.
  • Die weitergegebenen Daten dürfen von diesen ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.

 

8. Dauer der Speicherung / Löschung

Die personenbezogenen Daten werden, wie weiter beschrieben ist, wie folgt behandelt:

Löschung:

bei Mieterinnen und Mieter:
Sämtliche mietvertrags- und buchungsrelevanten Daten werden gemäß steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungsfristen für die Dauer von zehn Kalenderjahren nach Vertragsende gespeichert. Gerichtliche Titel werden für 30 Kalenderjahre aufbewahrt, sofern die Forderung nicht vorher getilgt wird. Sofern Sie unsere digitale Heizungssteuerung nutzen, werden bei Ihrem Auszug alle gespeicherten Daten der digitalen Heizungssteuerung automatisch gelöscht. Alternativ können Sie die Daten zur digitalen Heizungssteuerung jederzeit selbst am Tablett löschen.

bei Mietinteressentinnen und Mietinteressenten:
Wohnungsgesuche werden einen Monat nach letzter Aktivität automatisch gelöscht, konkrete Bewerbungsdaten und Bonitätsauskünfte vier Monate nach Vermietung der Wohnung. Wenn ein Mietvertrag nicht zustande kommt, werden alle relevanten Daten unverzüglich vernichtet.

bei Besucherinnen und Besucher/Nutzer der Webseite:
IP-Adressen werden spätestens nach 24 Stunden anonymisiert. Pseudonyme Nutzungsdaten werden jeweils nach Ablauf von drei Monaten gelöscht. Kommunikationsinhalte werden nach sechs Kalenderjahren gelöscht.

bei Bewerberinnen und Bewerber für ein Beschäftigungsverhältnis
Die Bewerbungsdaten werden sechs Monate nach Ende des Bewerbungsverfahrens anonymisiert. Buchungsrelevante Daten werden 10 Kalenderjahre nach der letzten Buchung gelöscht. Daten aus Jahresgesprächen sowie Einträge im Insiderverzeichnis werden nach 5 Kalenderjahren gelöscht. Daten aus internen Verzeichnissen werden binnen eines Kalendermonats nach Ausscheiden des Mitarbeiters gelöscht.

bei Dienstleister, Geschäftspartner und deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Daten von Vertragspartnern und Dienstleistern werden 10 Kalenderjahre nach Vertragsbeendigung, Ende der Vertragsanbahnung oder Beendigung des sonstigen Schuldverhältnisses gelöscht.

bei Kaufinteressenten und Käufer von Immobilien bzw. deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter:
Kaufinteressentendaten werden 36 Monate nach letzter Reservierung, Käuferdaten 30 Kalenderjahre nach Kauf und Umschreibung gelöscht.

bei Verkaufsinteressenten und Verkäufer von Immobilien bzw. deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Verkaufinteressentendaten werden 36 Monate nach letzter Reservierung, Verkäuferdaten 30 Kalenderjahre nach Kauf und Umschreibung gelöscht.

bei Investorinnen und Investoren bzw. deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter:
Die Investorendaten zur Kommunikation mit Investorinnen und Investoren werden 10 Kalenderjahre nach Beendigung der Kooperation gelöscht.

 

9. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte:

  • das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO,
  • das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO,
  • das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO,
  • das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO,
  • das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO,
  • das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO
  • das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen zu können, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung hierdurch berührt wird.

Soweit wir die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf eine Interessenabwägung (zu Vereinszwecken) stützen, können Sie Widerspruch gem. Art. 21 DS-GVO gegen die Verarbeitung einlegen. Dem Widerspruch ist ganz oder teilweise zu entsprechen, wenn triftige Gründe vorhanden sind, die einer weiteren Verarbeitung entgegenstehen. Diese Gründe teilen Sie uns bitte mit dem Widerspruch mit. Wir prüfen sodann die Sachlage und werden die Verarbeitung entweder einstellen bzw. anpassen oder Ihnen die gewichtigen Gründe der Fortführung der Verarbeitung mitteilen.

10. Änderungen dieser Datenschutzinformation

Es gelten die Datenschutzinformationen in ihrer zum Zeitpunkt gültigen Fassung. Wir behalten uns vor diese Datenschutzinformation zu ergänzen und zu ändern. Die Änderungen und/oder Ergänzungen können Teile der Datenschutzinformation oder diese in Gänze umfassen. Die jeweils aktuelle Datenschutzinformation finden Sie jederzeit unter http://www.ph-im.de/information-zum-datenschutz